Hat sich die neue DSGVO auf die Adressvalidierung ausgewirkt?

In meinem Blogbeitrag möchte ich gerne auf dieses Thema eingehen und mich mit der Adressvalidierung in Verbindung mit der neuen Datenschutzverordnung auseinandersetzen. Schließlich hat sich die Adressvalidierung im Zusammenhang mit der Datenschutz-Grundverordnung verändert und ich möchte in diesem Beitrag berichten, wie das genau funktioniert und welche Vorteile sie bietet.

Was ist eigentlich Adressvalidierung?

Diese Frage erklärt sich natürlich am besten, indem ich ein Beispielnutze. Beispiel: Wir haben gerade den Vertrieb unserer Software intensiviert und suchen für den deutschen Markt nach neuen Partnern. Daher wollen wir von unseren potentiellen Partnerunternehmen ihre Adressen validieren, um sicherzustellen, dass wir sie und ihre Mitarbeiter und Kunden nicht unnötig mit unerwünschten Werbemails beeinträchtigen.

Das bedeutet: Eine Adressvalidierung ist ein Prozess, bei dem die Daten von potentiellen Partnern auf ihren Wahrheitsgehalt geprüft werden. Das können beispielsweise Email-Adressen sein oder aber auch Telefonnummern. Die Daten werden in der Regel anhand eines Formulars von den Partnern bzw. potenziellen Geschäftspartnern eingegeben und dann automatisch im Zusammenhang mit der Telefonmarketing-Software oder -software überprüft. Diese Prüfung ergibt entweder folgendes Ergebnis:

Die Datensätze sind nicht gültig und werden vom System als ungültig markiert und eliminiert, oder aber die Datensätze sind gültig.

Diese Prüfung erfolgt in der Regel durch einen Validierungsservice, den Sie beauftragen können.

Was hat sich also geändert?

Die Adressvalidierung unterliegt seit dem 25.05.2018 dem neuen europaweiten Datenschutzgesetz DSGVO und muss folglich auf Basis der neuesten Vorgaben von jedem Partnerunternehmen oder Partnerunternehmer vorgenommen werden, welches auch nur im Entferntesten mit Telefonmarketing-Software zu tun hat. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie selbst die Software verwendet haben oder aber ein Kunde das macht – schließlich ist die Adressvalidierung als Teil des Telefonmarketing und des Vertriebs zu betrachten.

Klarer Fall: Möchte ich mich mit meiner neuen Software im deutschen Markt bewerben, muss ich die Adressen von potentiellen Geschäftspartnern validieren. Wichtig ist allerdings, dass Ihr Partnerunternehmer oder Ihr Kunde sich nicht um die Adressvalidierung kümmern kann, sondern Sie selbst diesen Prozess vornehmen müssen.

Was passiert mit den Datensätzen?

Die Vorgaben der DSGVO gelten in vollem Umfang. Dies bedeutet, dass wir die Adressdaten nur an den Validierungsservice übergeben können, der sich selbst ebenfalls an diese Vorgaben hält. Somit werden im Zusammenhang mit der Adressvalidierung die Datensätze nicht in unseren Systemen gespeichert oder gar verarbeitet.

Fazit: Eine Adressvalidierung unterliegt der DSGVO und muss daher von Ihnen vorgenommen werden. Dabei ist es vollkommen egal, ob Sie als Unternehmer die Software Mail10 selber nutzen oder aber ob Sie Kunde sind und einen Validierungsservice beauftragen. Wichtig ist, dass die Datensätze nicht in Ihrem Unternehmen gespeichert werden können und auch von keinem externem Dritten genutzt werden.

Adressvalidierung boomt…

In wie weit hat sich die Corona Pandemie auf den E Commerce Bereich ausgewirkt und haben Branchen wie die Adressvalidierung einen Auftragszuwachs bekommen? In meinem Blogbeitrag möchte ich gerne auf dieses Thema eingehen.

Betrachtet man die Adressvalidierung von Adressen in der Hotellerie, zeigt sich, dass diese Branche einen deutlichen Auftragseingang in den letzten Jahren erfahren hat. Alleine in Deutschland Viele Unternehmen nutze fünf Jahren rund 1 Milliarde Adressen validiert. Das ist ein Zuwachs von etwa 120 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Die Ursachen hierfür liegen auf der Hand:

Zum einen lohnt es auch nicht mehr eine Adressverifizierung immer weiter zu. Dieser Umstand führt dazu, dass sich die Hoteliers neue, günstige Methoden zur Validierung suchen. Zum anderen steigen die Anforderungen an die Validierungsmethoden. Die Branche fordert oftmals eine höhere Qualität der Adressdaten, eine bessere Preis-Leistungs-Verhältnis sowie einen schnelleren Auftragserledigungsprozess.

Im Jahr 2014 wurden etwa 7 Millionen Hotels verifiziert und das sind umgesetzt rund 1 Milliarde Adressen. Das ist ein Zuwachs von rd. 25 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Wir sehen hier also durchaus einen Trend, der auch in den nächsten Jahren anhalten wird – die Adressvalidierung wird weiter an Bedeutung gewinnen, da sich für Unternehmen auch die Anforderungen an die Validierung erhöht haben und diese zeitlich viel vom Geschäftskostenfaktor machen. Diese Entwicklung wird auch durch die Corona Pandemie noch angeheizt werden.

In der Hotellerie ist es üblich, dass geprüfte Adressen mit dem Firmenslogan oder der eigenen Homepage veröffentlicht werden. In der Regel findet nach der Validierung immer eine Kontrolle statt, ob diese Adressen tatsächlich vom Kunden verwendet und bei Google+ gepostet worden sind. Ist dies nicht der Fall, so kann die Validierung im Nachhinein widerrufen werden. Dadurch erhöht sich natürlich die Anzahl an möglichen Widerrufen bei den Unternehmen. Aufgrund des Auftragseingangs haben viele Unternehmen in den letzten Jahren zum Teil deutliche Personalaufwandstransfers hin zur Adressvalidierung gemacht.

Möglichkeit für mehr Mitarbeiter

Ich kann mir gut vorstellen, dass es in den nächsten Jahren einige Abwanderungen von Hotellerie-Mitarbeitern hin zu Adressvalidierern geben wird, die diese Personalentwicklung auch verstärken wird. Dennoch ist dieser Trend nicht unumkehrbar. Es gibt immer mehr Systeme, die automatische Validierungsmethoden zur Verfügung stellen und somit die Anzahl an Widerrufen deutlich reduzieren können. Auch bietet sich eine verbesserte Online-Suche an, um das Engagement für das Hotel erhöhen zu können.

Es gibt also Unternehmen, die ihren Auftragseingang durch bessere Validierungsmethoden und durch Automatisierung Dateneingabe vergrößern können – ohne Personalaufwandstransfer.

Die meisten Unternehmen kennen die Situation, dass sie über eine Google-Anzeige auf ein Angebot aufmerksam wurden. Nach der Anmeldung und dem Abschluss des Vertrages erhalten sie eine E-Mail mit den Eingabedaten aus der Buchungsmaske. Der Kunde möchte in der Regel direkt überprüfen lassen, ob sein Vorhaben realisierbar ist. In der Regel werden Adressdaten hinterlegt, die teilweise nicht stimmen oder Fehler enthalten. Als Unternehmen stellen sich viele Fragen:

Ist es vertretbar den Auftrag trotzdem zu bearbeiten? Wird man bei Bewertungsdiensten mit solchen Adressdaten negativer bewertet? Hat man am Ende bei allen Betroffenen einen Widerruf zu befürchten? Hat man durch diese Adressen einen Schaden erlitten? Möchte man dieses Verhalten des Kunden als normal akzeptieren? Oder ist das alles kein Problem, wenn der Kunde über Google angeschrieben wurde?

Ich möchte hier nicht für Unternehmen die Hand ins Feuer legen und sagen, dass es mit jeder Adresse einen Widerruf geben wird. Jedoch kann ich bestätigen, dass es viele Fälle gibt, in denen Kunden aus dem Hotelgewerbe ihre Adressdaten bei Google+ gepostet haben. Diese Daten wurden von den Validierungssystemen erkannt und angezeigt. Diese Information wurde vom Hotel übernommen und die Validierung/Überprüfung der Datensätze erfolgte. In den meisten Fällen war die Information nicht richtig oder enthielt Fehler. In diesem Fall war der Auftrag auch nach dem Ansuchen der Datensatzüberprüfung nicht erfolgreich.